Privacy Policy

1. Introduzione

La presente Informativa sulla Privacy descrive le modalità di trattamento dei dati personali nell'ambito dell'utilizzo di Attesta Service, applicazione mobile e piattaforma web sviluppata e fornita da DNES IT Solutions.

Attesta Service è una soluzione software B2B destinata alle organizzazioni che gestiscono personale operativo e attività lavorative presso hotel, strutture ricettive e altre sedi di lavoro.

L'applicazione mobile Attesta Service è destinata esclusivamente agli utenti autorizzati dalle rispettive organizzazioni. Gli account dei dipendenti vengono creati e gestiti dall'organizzazione di appartenenza; l'applicazione mobile non prevede la registrazione autonoma del dipendente.

Il trattamento dei dati avviene nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, incluso, ove applicabile, il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

2. Identità del fornitore e ruoli privacy

Attesta Service è sviluppato e fornito da DNES IT Solutions, attività imprenditoriale individuale registrata in Ucraina.

Nell'ambito del servizio B2B, l'organizzazione cliente che utilizza Attesta Service per la gestione dei propri dipendenti e delle proprie attività può agire, in relazione ai trattamenti di propria competenza, come Titolare del trattamento.

DNES IT Solutions può trattare dati per conto dell'organizzazione cliente in qualità di fornitore del servizio e, ove applicabile in base alla normativa e agli accordi contrattuali, come Responsabile del trattamento. Per i trattamenti effettuati direttamente da DNES IT Solutions per finalità proprie di amministrazione tecnica, sicurezza, gestione del servizio e adempimento di obblighi applicabili, DNES IT Solutions determina le relative finalità e modalità nei limiti consentiti dalla legge.

3. Categorie di dati trattati

In funzione dell'utilizzo del servizio e della configurazione effettuata dall'organizzazione cliente, Attesta Service può trattare dati identificativi e professionali (identificativo o matricola del dipendente, nome e cognome se inseriti dall'organizzazione, organizzazione di appartenenza, ruolo, stato dell'account e identificativi interni); dati di autenticazione e accesso (codice dell'organizzazione, identificativo del dipendente, PIN o altre credenziali, token e identificatori tecnici); dati relativi all'attività lavorativa (inizio e conclusione della sessione, durata e stato, data, hotel o struttura, piano, camera, zona o altra unità operativa e associazione tra attività e dipendente); nonché dati tecnici strettamente necessari per autenticazione, sicurezza, comunicazione con i server, diagnostica e corretto funzionamento del servizio.

Le credenziali di autenticazione sono trattate mediante misure tecniche adeguate alla loro natura e non sono destinate alla pubblicazione o alla visualizzazione da parte di utenti non autorizzati. La visibilità di determinate informazioni nell'interfaccia del dipendente può dipendere dalle impostazioni definite dall'organizzazione cliente.

4. Dati di localizzazione

La versione attuale dell'applicazione mobile Attesta Service non utilizza il GPS e non raccoglie la posizione geografica precisa o approssimativa del dispositivo del dipendente allo scopo di monitorarne gli spostamenti.

Hotel, piani, camere e altre sedi visualizzate nell'applicazione sono dati organizzativi configurati nel sistema e non costituiscono dati GPS rilevati dal dispositivo dell'utente.

Qualora in futuro vengano introdotte funzionalità che comportino il trattamento della posizione del dispositivo, la presente Informativa e le dichiarazioni e autorizzazioni applicabili saranno aggiornate prima dell'attivazione di tali funzionalità.

5. Finalità del trattamento

I dati sono trattati per autenticare gli utenti autorizzati; identificare organizzazione e dipendente; gestire assegnazioni operative e sessioni di lavoro; associare le attività a hotel, piani, camere o altre unità operative; sincronizzare applicazione mobile, piattaforma web e servizi backend; mostrare informazioni agli utenti autorizzati dell'organizzazione cliente; mantenere la continuità tecnica delle sessioni attive; garantire sicurezza e prevenire accessi non autorizzati; diagnosticare problemi tecnici; e adempiere agli obblighi legali applicabili.

DNES IT Solutions non utilizza i dati personali degli utenti di Attesta Service per pubblicità comportamentale all'interno dell'applicazione.

6. Base giuridica

La base giuridica del trattamento dipende dalla natura dei dati, dal rapporto tra l'utente e la propria organizzazione e dal ruolo assunto dalle parti. A seconda dei casi, il trattamento può basarsi sull'esecuzione di un contratto o di misure connesse a un rapporto contrattuale, sull'adempimento di obblighi legali, sul perseguimento di legittimi interessi ove applicabile, oppure su altre basi giuridiche previste dall'articolo 6 del GDPR.

Per i dati dei dipendenti trattati nell'ambito del rapporto di lavoro o di collaborazione, spetta all'organizzazione cliente individuare la base giuridica appropriata quando essa agisce come Titolare del trattamento.

7. Comunicazione e condivisione dei dati

I dati possono essere accessibili, nei limiti necessari, all'organizzazione cliente autorizzata; agli utenti amministrativi autorizzati dall'organizzazione; a DNES IT Solutions per gestione tecnica, sicurezza, manutenzione e assistenza; a fornitori tecnici necessari all'erogazione dell'infrastruttura e del servizio, ove applicabile; e ad autorità pubbliche o altri soggetti quando richiesto dalla legge.

DNES IT Solutions non vende i dati personali degli utenti. L'accesso ai dati è limitato in base a ruoli, autorizzazioni e necessità operative.

8. Infrastruttura e hosting

Il server di produzione attualmente utilizzato per i servizi applicativi/backend di Attesta Service è ospitato su infrastruttura di Aruba S.p.A. in Italia. Le verifiche tecniche effettuate sul server di produzione indicano un'infrastruttura Aruba localizzata ad Arezzo, Toscana, Italia.

Il sistema utilizza MySQL come tecnologia di database. La verifica tecnica disponibile al momento della presente versione dell'Informativa non consente di affermare che il servizio MySQL sia eseguito localmente sul medesimo server applicativo; pertanto la presente Informativa non attribuisce una localizzazione specifica al database fino a ulteriore verifica.

DNES IT Solutions può aggiornare l'infrastruttura tecnica o i relativi fornitori nel corso dell'evoluzione del servizio, adottando misure appropriate per la protezione dei dati.

9. Trasferimenti internazionali

Qualora il trattamento di dati personali soggetti al GDPR comporti trasferimenti verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, saranno applicate, ove richiesto, le garanzie previste dalla normativa applicabile per i trasferimenti internazionali di dati personali.

10. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il periodo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, alla fornitura del servizio, agli obblighi contrattuali e agli eventuali obblighi legali applicabili.

La durata effettiva della conservazione può dipendere anche dalle istruzioni e dagli obblighi dell'organizzazione cliente. La disattivazione o archiviazione di un account non comporta necessariamente la cancellazione immediata dei dati qualora la loro conservazione sia necessaria per obblighi legali, sicurezza, documentazione delle attività o altre finalità legittime.

Quando non sussiste più una base legittima per la conservazione, i dati sono eliminati o anonimizzati secondo le procedure applicabili.

11. Cancellazione, rettifica e gestione dei dati

Gli account dei dipendenti Attesta Service sono normalmente creati e amministrati dall'organizzazione cliente e non vengono creati autonomamente dall'utente tramite l'applicazione mobile.

Un dipendente che desideri richiedere la rettifica, l'accesso o la cancellazione dei dati relativi al proprio account deve normalmente rivolgersi in primo luogo alla propria organizzazione o al proprio datore di lavoro.

Le richieste relative ai trattamenti effettuati direttamente da DNES IT Solutions possono essere inviate ai recapiti indicati nella presente Informativa. L'eventuale cancellazione resta soggetta agli obblighi di conservazione previsti dalla legge e agli altri motivi legittimi che possono richiedere la conservazione di determinate informazioni.

12. Sicurezza

DNES IT Solutions adotta misure tecniche e organizzative volte a proteggere i dati personali da accesso non autorizzato, perdita, alterazione, divulgazione o distruzione indebita. Le misure possono comprendere comunicazioni protette tra applicazione e server, autenticazione, controllo degli accessi, separazione logica dei dati delle organizzazioni, gestione delle autorizzazioni, protezione delle credenziali, registrazione tecnica degli eventi necessari alla sicurezza, backup e procedure operative appropriate.

Nessun sistema informatico può tuttavia garantire un livello di sicurezza assoluto.

13. Funzionamento in background

Durante una sessione di lavoro attiva, Attesta Service può mantenere attivi processi tecnici necessari alla continuità della sessione e alla comunicazione con il servizio backend anche quando l'applicazione non è visualizzata in primo piano.

Tale funzionamento supporta la corretta gestione della sessione di lavoro e, nella versione attuale dell'applicazione, non comporta il monitoraggio GPS della posizione del dipendente.

14. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può esercitare i diritti applicabili, inclusi accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilità dei dati ove applicabile e diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente.

Quando l'organizzazione cliente agisce come Titolare del trattamento, le richieste relative ai dati gestiti dall'organizzazione devono essere rivolte in primo luogo a tale organizzazione.

15. Minori

Attesta Service è un'applicazione professionale B2B destinata all'utilizzo nell'ambito di attività lavorative e non è progettata né destinata ai bambini. DNES IT Solutions non presenta Attesta Service come servizio rivolto ai minori.

16. Servizi e fornitori di terze parti

Attesta Service può utilizzare fornitori di infrastruttura, hosting, sicurezza o altri servizi tecnici necessari al funzionamento della piattaforma. Tali fornitori possono trattare dati esclusivamente nella misura necessaria all'erogazione dei rispettivi servizi e secondo gli accordi e gli obblighi applicabili.

Alla data della presente Informativa, il server applicativo/backend di produzione verificato utilizza infrastruttura Aruba S.p.A. in Italia. La registrazione o gestione di un dominio presso un determinato provider non viene, di per sé, considerata prova della localizzazione dei dati o di altri componenti dell'infrastruttura.

17. Modifiche alla presente Informativa

La presente Informativa sulla Privacy può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, tecniche, organizzative o funzionali di Attesta Service. La data dell'ultimo aggiornamento sarà indicata all'inizio della pagina. In caso di modifiche sostanziali saranno adottate modalità di comunicazione appropriate, ove richiesto dalla normativa applicabile.